De forma minimizar os possíveis impactos inerentes a este vírus, a organização anuncia igualmente a implementação de um Plano de Mitigação de Riscos, tendo em conta as orientações da Organização Mundial de Saúde e da Direção Geral de Saúde, das quais se destacam:
- Informação sobre os cuidados a ter, em locais visíveis nos pavilhões
- Dispensadores com gel desinfetante à entrada e no recinto
- Reforço dos serviços de apoio médico, com a activação de um “Posto Médico Avançado” com médico e enfermeiro em permanência
- Implementação de uma área de isolamento para casos suspeitos, com os respetivos circuito e protocolo de evacuação
- Difusão de informação e boas práticas a seguir junto dos colaboradores do Grupo Fundação AIP, de forma a minimizar o potencial risco associado ao desempenho das suas funções
PLANO DE CONTINGÊNCIA OPERACIONAL
(Regras Gerais de Operação dos Eventos)
Realizar eventos seguros é a nossa prioridade!
Em resposta à pandemia Covid-19, no âmbito da retoma da actividade com total confiança, a Lisboa FCE tem como objectivo assegurar que os eventos decorram cumprindo todas a regras de segurança e higienização, bem como sensibilizar os clientes, expositores, fornecedores, colaboradores e visitantes sobre as regras e comportamentos a seguir no interior dos espaços, CCL, FIL e PT Meeting Center, através de uma comunicação clara e objectiva.
Entende-se de igual forma que, apesar do conhecimento e alerta generalizados da população sobre a temática Covid-19, enquanto operadores de espaços de uso público, assiste à Lisboa FCE o dever de esclarecer, em todas as ocasiões e locais, as regras decorrentes não apenas das obrigações legais, mas também das recomendações da Direcção Geral de Saúde.
A finalidade é transmitir confiança e tranquilidade a todos aqueles que utilizam os espaços, com a garantia de que são cumpridas todas as regras, bem como as melhores práticas promovidas pelo sector a nível global.
Prevenir, Identificar e Limitar a propagação da Covid-19 em todas as fases operacionais dos eventos.
Foi criada uma Unidade de Controlo de Saúde e Segurança (UCS), devidamente formada, com vista ao planeamento e gestão de cada evento de acordo com o Modelo de Prevenção Integrado, cumprindo o Plano de Contingência e observando a sua aplicação, dividido nas seguintes fases:
1 – Matriz de Avaliação de Riscos.
Definição do Modelo de Avaliação de Risco considerando:
- O enquadramento legal,
- O tipo de evento,
- O perfil dos visitantes,
- As expectativas de afluência por hora e por dia.
Avaliação de Risco com base na Matriz de Avaliação de Riscos de propagação da Covid-19 para as diferentes fases operacionais do evento definida, em função das características próprias de cada um:
- Montagem
- Realização
- Desmontagem
2 – Monitorização de Sintomas e Rastreio
Instalação de sistemas automáticos de detecção de temperatura nas entradas dos recintos, para a medição da temperatura corporal de todo o tipo de visitante:
- Clientes,
- Fornecedores,
- Público,
- Colaboradores,
- Técnicos de segurança, manutenção, montagens e limpezas.
Permanência de equipa médica durante todas as fases operacionais do evento.
Implementação do Protocolo para casos suspeitos.
3 – Distanciamento Social
Definição da lotação e capacidade máxima para cada espaço;
Implementação de corredores com mínimo de 3 metros;
Implementação de um circuito de sentido único e obrigatório, para todas as feiras, congressos e eventos, para evitar o cruzamento das pessoas;
Garantia, de uma forma geral, de um distanciamento físico de 1,5m em todo o recinto;
Desenvolvimento e implementação de um conjunto de sinalética de segurança e orientadora, com marcação de chão, para garantir o cumprimento do distanciamento social nas filas das bilheteiras, acreditações, entradas, instalações sanitárias, elevadores, escadas e ATM’s;
Controle de aglomeração de pessoas: A segurança procede ao aconselhamento da desmobilização de aglomerados que constituam grupos acima do permitido;
Definição e reconfiguração dos layouts para os espaços confinados como os auditórios e salas de reuniões, assegurando o distanciamento social entre participantes, de acordo com as indicações da DGS;
Implementação de Planos de Operações de Montagem e de Desmontagem para cada evento, que contemplam:
- Definição das regras de acesso;
- Definição de uma ordem para as entradas do transporte de pessoas e materiais;
- Definição de procedimentos na área de cargas e descargas;
- Definição das regras de protecção individual dos trabalhadores;
- Reforço dos postos de vigilância para controlo do cumprimento dos procedimentos definidos.
4 – Protecção Individual
Uso obrigatório de máscara em todas as áreas dos recintos, complementado com viseira ou painel de acrílico nos postos de atendimento ao público;
Definição de EPI’s específicos tendo em conta as actividades e as tarefas a realizar, como luvas, viseiras, capacetes ou vestuário;
Obrigação do cumprimento rigoroso de utilização dos equipamentos de protecção individual que venham a ser definidos, em função as actividades e as tarefas a realizar.
5 – Higienização
Obrigação de higienização das mãos com uma solução anti-séptica em todas as entradas. Esta medida será controlada pelos seguranças presentes nas mesmas;
Disponibilização dos meios de lavagem e secagem das mãos com doseadores de sabão e toalhetes de papel em todas as instalações sanitárias;
Colocação de dispensadores com solução anti-séptica de base alcoólica (SABA) em todas as instalações sanitárias e locais estratégicos das áreas comuns;
Higienização e Desinfecção de todos os espaços de acordo com as regras definidas, com Monitorização e Registo;
Remoção de elementos físicos de potencial contacto com os clientes, expositores e montadores que não sejam indispensáveis à realização do evento;
Assegurar junto dos clientes, a informação sobre as políticas de adopção de comportamentos de etiqueta respiratória e higiene, nos espaços. Deve-se optar por formas alternativas de promoção dos seus produtos/serviços que minimizem os contactos físicos;
Implementação da regra de obrigatoriedade de colocação de dispensadores SABA em todos os stands e áreas reservadas de clientes.
6 – Serviços de catering
Em complementaridade com as medidas de segurança alimentar em vigor, todas as operações de catering durantes os eventos estão sujeitas às medidas específicas recomendadas pela DGS para o sector da restauração, nomeadamente:
- Uso obrigatório de EPI´s específicos, (máscara, luvas e toucas) para diferentes tarefas de todos os colaboradores afectos à operação;
- Colocação de dispensadores para higienização das mãos perto de todos os pontos de serviço para uso obrigatório dos clientes;
- Protocolo de limpeza e higienização da área de catering e desinfecção de todas as superfícies entre utilizações por diferentes pessoas;
- Uso obrigatório de descartáveis no serviço de comidas e bebidas em todas as operações realizadas nos eventos;
- Proibição de self-service e serviço obrigatório para todas as comidas e bebidas, por funcionários habilitados;
- Maior número de pontos de serviço para evitar aglomerados;
- Confecção de toda a alimentação em cozinha certificada para o efeito;
- Sinalética presente para assegurar a sensibilização dos participantes no sentido de adoptarem comportamentos seguros.
7 – Serviços de Audiovisuais:
Higienização e desinfecção de todo o equipamento antes de dar entrada no recinto;
Planeamento de montagens, em articulação com o espaço, garantindo o cumprimento das Medidas de Autoprotecção (MAP) e distanciamento social;
Embalagem e transporte de microfones, auscultadores e materiais disponibilizados aos intervenientes, em sacos zip devidamente higienizados;
Na preparação da sua utilização, o técnico devidamente munido dos EPI’s necessários, instalará o microfone e emissor no orador;
Higienização e desinfecção de todo o equipamento susceptível de contacto com os participantes do evento, após a montagem e ensaios, e entre cada utilização;
Intransmissibilidade de material entre participantes durante as actividades;
Recomenda-se o uso de computadores pessoais de cada interveniente;
Implementação de palcos com medidas suficientes para permitir o cumprimento das normas de distanciamento social;
Manter o distanciamento obrigatório entre todos os colaboradores afectos às régies ou quaisquer outras áreas de apoio à operação.
8 – Desinfecção geral de Superfícies e Ambientes.
Elaboração de planos de desinfecção de todas as superfícies de uso comum e mobiliário alocado aos eventos, por espaço e/ou equipamento, com uma periodicidade de acordo com a actividade e/ou necessidades exigentes entre diferentes as utilizações;
Utilização de técnicas e produtos certificados para desinfecção das superfícies de contacto, adequados a cada evento e espaço de utilização;
Desinfecção geral diária de todas as áreas ocupadas pelo evento, bem como a remoção de lixo e outros resíduos observando os protocolos em vigor;
Monitorização e registo de todas as actividades de desinfecção por espaço e/ou equipamento;
Garantir a ventilação e renovação do ar nos pavilhões através do sistema existente nas infra-estruturas.
9 – Sensibilização, Divulgação e Aplicação das Medidas de Prevenção em cada Evento
Divulgação prévia a todos os clientes das condições de utilização das infra-estruturas no âmbito das contingências da Covid -19, através de um canal directo de comunicação;
Afixação das medidas de prevenção e regimes de higiene e desinfecção em vigor nas entradas e em locais bem visíveis, bem como outras orientações tidas como relevantes para um comportamento preventivo, em formato estático ou digital;
Informação áudio regular com anúncios nos sistemas de som sobre o estrito respeito das regras de obrigatoriedade de uso de máscara, cumprimento do distanciamento social e circulação no espaço;
Designação de uma equipa de piquete permanente específica, durante a fase operacional de cada evento para assegurar o cumprimento obrigatório de todos os procedimentos obrigatórios do Plano de Contingência.
10 – Eventos Híbridos
A Lisboa FCE tem como missão apoiar as empresas no desenvolvimento da sua atividade e todos seus clientes na realização dos seus eventos, para que consigam atingir os objetivos a que se propõem, quer ao nível da comunicação, promoção e vendas, quer ao nível da divulgação científica, quer ao nível da notoriedade e visibilidade das entidades que representam. Neste sentido e como forma de dar resposta às contingências da pandemia, criámos um serviço diferenciador para eventos híbridos, o Lisbon Live Meetings.
Para que as empresas continuem a comunicar, sem pôr em causa a segurança dos seus colaboradores, dos seus clientes e parceiros, as equipas da Lisboa FCE desenvolveram esta solução, chave na mão, inovadora, pioneira e segura, que vem fazer face a uma procura existente e que associa a experiência virtual a uma experiência real, possibilitando uma ampla conectividade entre participantes digitais e físicos, permitindo alcançar experiências e objetivos comunicacionais dos clientes, com impacto e valor.
O Lisbon Live Meetings surge para apoiar os nossos clientes e, em conjunto, continuarmos a realizar eventos com confiança!
